Aktsomhets­vurdering:

Redegjørelse 2023

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Redegjørelse 2023:

Dato for rapportering: 05.06.24

Redegjørelse av aktsomhetsvurderinger
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven), pålegger større bedrifter å gjennomføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser. I denne redegjørelsen kommer det frem arbeidet Rent Renholdstjenester AS har gjort med aktsomhetsvurderinger og tilpasning til lovens plikter i 2023.

Om Rent Renholdstjenester AS
Rent Renholdstjenester AS er en ledende leverandør av renholdstjenester til både offentlige og private bedrifter. Selskapet ble etablert i 2007 og er en seriøs og profesjonell aktør i markedet med et godt omdømme. Med et dedikert team på totalt 500 ansatte og en forventet omsetning på 210 millioner kroner i 2024, er vi stolte av å levere solid kvalitet til avtalt tid hver eneste dag. Største delen av vår virksomhet er i Oslo og omegn, og vi har også etablert et avdelingskontor i Rygge for å håndtere mange av våre kunder i Østfold.

Vi tilbyr et bredt spekter av renholdstjenester av høy kvalitet, og vi er en pålitelig samarbeidspartner for våre kunder, leverandører og samfunnet generelt. Vi tilbyr totale renholdsløsninger til det offentlige og det private næringsliv. Rent er blant annet ledende aktør innen byggvask i Oslo og omegn, og forretningsområde er stadig i vekst.

Forankring og organisering
Styret i Rent Renholdstjenester AS har det øverste ansvar og arbeidet med aktsomhetsvurderinger og pliktene i Åpenhetsloven er forankret i styret. Styret har også vedtatt Rent sine etiske retningslinjer (Code of Conduct) for leverandører og samarbeidspartnere. Det er videre vedtatt en plan og rutinebeskrivelse for hvordan aktsomhetsvurderinger skal utføres. Denne tar utgangspunkt i OECDs prosess og inkluderer aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser. Videre en presisering av mandat og plassering i organisasjonen. Styret har besluttet at virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse for våre aktsomhetsvurderinger i samsvar med lovens retningslinjer. Denne er tilgjengelig på våre nettsider rent.no.

Styret har gjennom rapporteringsåret blitt orientert om arbeidet med aktsomhetsvurderinger og åpenhetsloven. Ellers skal styret varsles ved alvorlige avvik relatert til Rent sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger og bærekrafts arbeid. Det er daglig leder som har ansvar for arbeidet samt orientere styret.

Daglig leder er også ansvarlig for at Rent Renholdstjenester AS etterlever kravene i åpenhetsloven. Dette innebærer å etablere og sikre at driften utføres i henhold til OECDs retningslinjer og at pliktene i loven overholdes. Det operative ansvaret for gjennomføringen tillegges ledergruppen i Rent.

Policyer og retningslinjer
Vi har etablert klare retningslinjer for hvordan vi håndterer menneskerettigheter og arbeidsforhold. Dette inkluderer en oppdatering av våre eksisterende prosedyrer for innkjøp, Supplier Code of Conduct og leverandørevaluering.

Når vi anskaffer varer og tjenester, er vårt mål å oppnå en bærekraftig forsyningskjede. Vi kommuniserer våre forventninger og krav tydelig til våre partnere, samtidig som vi samler inn informasjon om deres virksomheter som en del av beslutningsprosessen. Vi vurderer leverandørene våre basert på effektivitet, pris, kvalitet og servicenivå, samt tar hensyn til sosiale og miljømessige spørsmål. Vår strategi er å gjennomføre ansvarlige innkjøp der sosiale, etiske og miljømessige hensyn er integrert i hele anskaffelsesprosessen.

Rent Renholdstjenesters AS bedriftskultur og verdier, inkludert integritet og bærekraft, er fundamentet for våre standarder og mål for etisk forretningspraksis gjennom hele verdikjeden. Vi forventer at våre leverandører også overholder høye standarder for etikk og ansvarlig praksis innen områder som arbeidskraft og menneskerettigheter, miljø og antikorrupsjon. Våre leverandører er forpliktet til å følge disse standardene ved å akseptere våre etiske retningslinjer (Supplier Code of Conduct).

Rutiner og prosedyrer
For å sikre gjennomføring av aktsomhetsvurderinger i selskapet er det etablert rutinebeskrivelser for hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres. Rutinene er i tråd med OECDs retningslinjer og innebærer blant annet forventinger om å sette mål for arbeidet, at det er satt av tilstrekkelig med ressurser for gjennomføring og at ansvar og myndighet er tydelig kommunisert.

Videre skal det foreligger rutiner for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og virkninger skal kontinuerlig forbedres. Dette innebærer blant annet rutinebeskrivelser av hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres i praksis, rutiner for vurdering av nye leverandører og rutiner for beredskap dersom alvorlig avvik oppstår eller oppdages. Det er også etablert rutinebeskrivelser for dokumentstyring, opplæring og rapportering.

Varslingmekanismer
Rent Renholdstjenester har egne rutiner for varsling av kritikkverdige forhold, og hvordan disse behandles videre. Ansatte kan varsle eventuelle avvik og forbedringsforslag til nærmeste leder eller verneombud. Alle varsler behandles konfidensielt.

Informasjonsplikten
For ivaretakelse av informasjonsplikten i åpenhetsloven, har Rent Renholdstjenester AS etablert prosedyre og rutiner for hvordan innsynskrav skal håndteres.

Negative konsekvenser og risiko:

Funn i aktsomhetsvurderingen

Rent Renholdstjenester AS har ikke avdekket funn som tyder på stor risiko for alvorlige negative konsekvenser.

Prioritering av risiko

Rent Renholdstjenester AS gjør løpende vurdering av risiko for alvorlige negative konsekvenser og vil prioritere eventuelle funn.

Tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser:

Det er igangsatt arbeid med kartlegging av våre leverandører for å kunne avdekke eventuelle risikoer for alvorlige negative konsekvenser.

Funn i aktsomhetsvurderingen

Administrasjonen prioriterer arbeidet med aktsomhetsvurdering høyt. Vi er spesielt opptatt av, og følger nøye med på følgende områder:

  • Brudd på menneskerettigheter, blant leverandører i Asia.
  • Utenlandske leverandører som ikke har etablert systemer og rutiner for Supplier Code of Conduct i deres verdikjede.
  • Arbeidsforhold hos øvrige leverandører og at disse etterlever lovverket.
Arbeidet innebærer i vesentlige trekk:
  • At arbeidet med åpenhetsloven innenfor de respektive områder har klare mål med tiltak som følges opp av ledelsen.
  • At arbeidet med åpenhetsloven har tilstrekkelig med ressurser og er hensiktsmessig organisert.
  • At det finnes rutiner som sikrer etterlevelse.
  • At ansvar og myndighet er tydelig kommunisert og forstått i hele organisasjonen.
At organisasjonen kontinuerlig forbedrer kvalitetssystemene ved:
  • Kommunikasjon (informasjon internt og eksternt).
  • Rapportering.
  • Revisjon.
  • Analyse av resultater ved gjennomganger.
  • Korrigerende tiltak.

Hanne Nordhagen

Daglig leder

Dato for rapportering: 05.06.24